Dando continuidade a abordagem dos tipos de sistemas, iremos tratar dos Sistemas de Informações Gerenciais, os SIG’s.
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| Disponível em: <faq15.edu.br> |
Sistemas de Informações Gerenciais são sistemas ou processos que tem por finalidade gerenciar e monitorar as atividades da organização de forma que se torne possível o alcance das metas estipuladas, impactando no desenvolvimento da empresa. Em outras palavras, os SIG’s possuem a função de dar suporte aos administradores através principalmente da emissão de relatórios, a fim de que os mesmos tenham uma visão das operações regulares da empresa, de modo que se possa traçar estratégias para organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos administradores informações úteis para obter um feedback para as operações empresariais.
Um SIG pode incluir software que auxilia na tomada de decisão, recursos de dados, tais como bancos de dados, o hardware, recursos humanos e todos os processos informatizados que permitem que a empresa funcione eficientemente. É um sistema que disponibiliza a informação certa, para a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa, da forma correta e com o custo certo.
As organizações sempre tiveram algum tipo de sistema de informação gerencial, mesmo que ele não tenha sido reconhecido como tal. No passado esses sistemas eram muito informais em sua montagem e utilização. Só com o advento dos computadores, com sua capacidade de processar e condensar quantidade de dados, o projeto do sistema de informação gerencial se tornou um processo formal e um campo de estudo. A tentativa de usar com eficácia os computadores levou a identificação e ao estudo dos sistemas de informação e ao planejamento, à implementação e à revisão de novos sistemas. PED: Quando computadores começam a serem introduzidos nas organizações, foram usados principalmente para processar dados para algumas poucas funções da organização – usualmente contabilidade e faturamento. Devido às habilidades especializadas que eram requisitos para operar os equipamentos caros, complexos e algumas vezes temperamentais, os computadores eram localizados em Departamentos de Processamento de Dados (PED) conhecido como Centro de Processamento de Dados (CPD). À medida que crescia a velocidade e a facilidade de processar dados, outras tarefas de processamento de dados e gerência de informações foram computadorizadas. Para lidar com essas novas tarefas, CPDs desenvolveram relatórios padronizados para o uso dos seus gerentes de operações.
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| Disponível em:<sistema-de-informacao-gerencialmarketingcomgeleia.wordpress.com> |
Hoje, os SIG’s possuem uma multiplicidade de produtos de informação, que são apresentadas através de relatórios, que ajudam os gerentes com o fornecimento de dados e informações para a tomada de decisões. Os relatórios oferecidos por esses sistemas são:
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| Disponível em:<sobreadministração.com.br> |
Relatórios programados: Estes relatórios são uma forma tradicional de fornecimento de informações para os gerentes. Exemplos típicos desses relatórios são os relatórios de vendas diários e semanais ou demonstrativos financeiros mensais.
Relatório de exceção: São casos excepcionais de relatórios onde o gerente pode obter informações específicas. Como exemplo, um gerente de crédito pode receber um relatório que contém informações apenas sobre clientes que excedem os limites de crédito.
Informes e respostas por solicitação: Este tipo de relatório mostra as informações sempre que o gerente requisitar. Possibilitam através de suas estações de trabalho respostas imediatas ou que encontrem e obtenham respostas imediatas.Relatórios em pilhas: As informações são empilhadas na estação de trabalho em rede do gerente.
- redução dos custos das operações;
- melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
- melhoria de produtividade, tanto setorial quanto global;
- melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
- melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
- melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
- melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
- otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
- melhor interação com seus fornecedores e
- aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas.
Segue abaixo um vídeo que resume o que foi dito até o momento
Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=O1G4NtGVRZQ >
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Orientações
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Explicação
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Ajustar cada relatório às necessidades do usuário.
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Requer o envolvimento do usuário e a alimentação de dados.
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Gastar tempo e esforços na produção apenas daqueles relatórios
que serão usados.
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Uma vez instituídos, muitos relatórios continuam a ser gerados
mesmo que ninguém os usem mais; eles ficam apenas esquecidos.
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Prestar atenção ao conteúdo e à apresentação do relatório.
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Mostrar a informação que é a mais procurada de forma mais
destacada. Não sobrecarregue o relatório com dados desnecessários. Use
palavras e frases de aceitação geral.
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Ao relatar, usar gerenciamento por exceção
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Alguns relatórios só devem ser produzidos quando há um problema a ser solucionado a uma ação que deve ser tomada.
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Estabelecer parâmetros cuidadosamente
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Baixos parâmetros podem resultar em relatórios em excesso; altos
parâmetros podem negligenciar informações valiosas.
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Produzir todos os relatórios pontualmente
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Relatórios desatualizados são de pouco ou nenhum valor.
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Gerar relatórios de formatos fixos e padronizados
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Exemplo: relatórios para controle de estoque podem conter os
mesmos tipos de informações colocados nos mesmos locais nos relatórios.
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Produção de relatórios impressos e em tela de computador.
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Podem ser
realizados relatórios apresentados em tela, mas que apresentem o mesmo
formato que os relatórios impressos.
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Em resumo, todas as funções de gestão, planejamento, organização, direção e controle são necessárias. E tendo em vista isso, os Sistemas de Informação Gerencial são parte integrante das estratégias empresariais, pois a comunicação e a informação são de grande valor nas organizações. A qualidade da decisão tomada pelo gerente vai depender da qualidade e relevância das informações disponíveis. Por isto é muito importante investir em um SIG para oferecer informações rápidas, precisas e principalmente úteis, e investir também em pessoal capacitado para operacionalizar os dados que irão garantir uma estruturação de gestão diferenciada, o que resultará em vantagem competitiva sobre as demais empresas.
Referências
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