Momento do humor

Como a tecnologia acrescentou significados a termos já existentes na Língua Portuguesa.

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Os 10 Mandamentos para escolher um Sistema de Contabilidade

Disponível em: <bloginformaticamicrocamp.com.br>

É Incontestável que se vive em uma era da globalização e que as relações de trabalho e no mundo dos negócios o ritmo das atividades é muitíssimo dinâmico. Uns dos aliados para o bom desenvolvimento das atividades são as tecnologias que em sua maioria permitem a análise em tempo real do cenário da empresa. Entretanto, para que haja eficiência e eficácia nessa análise do fluxo das atividades empresariais é necessária a escolha planejada principalmente do software que auxiliará no controle da empresa e planejamento de novas ações.

E sobre o tema, segue abaixo um artigo interessante sobre os 10 Mandamentos na Escolha do Software Contábil.

Por Elinton Marçal

Eu costumo dizer que escolher um sistema para informatizar uma empresa, seja na área contábil ou gestão em geral, é uma missão difícil. São várias as situações que devem ser analisadas, pois depois da escolha feita é como se fosse um casamento e lógico que temos que nos esmerar no sucesso da relação, afinal queremos que seja duradouro, do contrário o que era para ser um investimento passará a ser um grande custo.

1.TEMPO PARA CONHECER

O primeiro fator para fazer a escolha certa de um sistema de contabilidade é a disponibilidade de tempo, pois serão necessárias muitas horas e dias para conhecer o máximo de sistemas possíveis existentes no mercado. Somente no Brasil, eu tenho catalogado aproximadamente 120 sistemas de contabilidade, sendo que 95% destas empresas são apenas regionais sem a mínima possibilidade de se aventurarem num mercado nacional, portanto, se a realidade de sua empresa contábil exige a legislação de diversos estados brasileiros ou municípios, os sistemas regionais estão fora da disputa. Na escolha do novo sistema todos envolvidos no processo deverão participar, diretoria, lideres e se possível os principais usuários, pois eles deverão conhecer e comparar cada sistema concorrente e desta forma diminuiremos a rejeição de usuários na implantação.

2.TECNOLOGIA E INTUITIVIDADE

A tecnologia é outro item importante para sua decisão, mas toda cautela é pouca porque ter um sistema com tecnologia de última geração não é garantia de um bom programa para sua empresa, afinal ele pode ser mal elaborado, dificultando o aprendizado do usuário por não ser lógico e intuitivo. Observe ainda se a tecnologia utilizada no desenvolvimento do sistema continua no mercado, pois existem muitas linguagens e bancos de dados descontinuados e consequentemente o sistema sofrerá com este problema.

3.BANCO DE DADOS

Cuidado, o fato do banco de dados ser relacional não garante nada, nem segurança, desempenho ou estabilidade do sistema, é apenas uma tendência boa. Existe banco de dados proprietário ou terceirizado, pago ou gratuito, tabelas ou relacional. Tem empresa de software que produz seu próprio banco de dados, chamado de proprietário, isso para mim é fora de cogitação porque vai contra a especialização de negócio, acredito que temos que trabalhar com banco de dados terceirizado.

Entre o banco pago ou gratuito é uma questão de necessidade e disponibilidade financeira, mas acredito que para empresas contábeis o banco de dados gratuito é a melhor opção, pois pagar por terminais é um custo desnecessário para este segmento. Temos ótimas opções de bancos gratuitos e poderosos como o Firebirb, MySQL e PostgreSQL. Fique alerta com os bancos de dados pagos que oferecem opções gratuitas, é uma pegadinha, pois eles possuem limites de dados pouco espaçosos e após atingir o limite a solução é migrar para versão paga, além disso, as versões básicas pagas são inferiores tecnologicamente as gratuitas.

4.OBSERVE OS RECURSOS DO SISTEMA

Tão importante quanto a tecnologia são os recursos dos sistemas, os quais considero fundamentais, pois são eles que darão produtividade para sua empresa. De nada adianta ter um sistema de última geração que não é prático, e mesmo vale para o banco de dados, já vi muito sistema escrito em banco de dados consagrado lento e mal elaborado.

5.OUÇA REFERÊNCIAS COM CAUTELA

Ouvir a opinião de clientes do novo sistema também é importante, mas cuidado, pois existem empresas que oferecem benefícios como comissões, patrocínios, viagens, enfim; para que seus clientes digam referências positivas; desta forma você terá informações distorcidas e pode investir em uma cilada. A melhor dica é você conhecer profundamente os sistemas, pois as empresas são diferentes, podem ser mais ou menos exigentes, podem ter mais ou menos necessidades, por isso muitas vezes, o que serve para seu colega pode não servir pra você, ou seja, faça sua escolha baseado nas suas necessidades.

6.O BARATO PODE CUSTAR CARO

Para trocar de sistema é importante que a nova empresa ofereça grandes vantagens, e entre elas eu não aconselho a troca por preço, pois neste momento você certamente estará cometendo o maior erro de todos. De ênfase para a empresa que contemple um bom sistema e atendimento qualificado, logicamente o preço não pode ser tão desproporcional.

7.INVISTA EM IMPLANTAÇÃO COM TREINAMENTO

A implantação tem que ser planejada para ser bem sucedida, mas este processo é o mais caro, pois exige tanto da empresa contratante como da contratada. Aconselho um investimento em boas horas de treinamento, algo próximo de 50 horas para implantação do trio principal, contábil, folha e fiscal, em uma empresa com 12 terminais. Estes números podem aumentar ou diminuir conforme o comprometimento e conhecimento da equipe a ser treinada.

A pratica de não cobrar o treinamento deve ser vista com cautela, é um ato muito suspeito, pois tira o compromisso do fornecedor. Concertar o estrago da falta de capacitação de sua equipe na utilização da sua principal ferramenta de trabalho será muito mais oneroso, além de gerar atrasos e insatisfação dos seus clientes.

8.A VERDADE E O QUE VOCÊ QUER OUVIR

Cuidado com frases como: “O meu sistema não dá pau” e “ele é o melhor do mercado”. Quem disse isso e qual a sua motivação? Por que estão vendendo esta ideia? Se questione para não fazer parte da massa seguidora de moda, afinal suas escolhas afetam sua equipe e podem acabar com sua empresa ou fazê-la prosperar.

Grupos de empresas contábeis ou de empresários influentes também podem ser corrompidos, ou mesmo possuir um ego exacerbado com a necessidade de afirmar que as suas escolhas são sempre as melhores.

Os sistemas são vivos, estão sempre em construção, por isso não existe sistema sem erro, quem diz o contrário está mentindo. O que é importante observar é se a empresa de sistema é transparente nos erros, se oferece um atendimento que solucione as insatisfações, se está preocupada com as necessidades de seus clientes. Isso porque a postura que você deve buscar da empresa de sistemas é de parceira e não apenas mais um fornecedor. E lembre-se que o respeito deve ser mútuo, assim sua empresa será sempre bem atendida, pois ninguém gosta de atender pessoas chatas, arrogantes, furiosas.

9.FOQUE NA SUA NECESSIDADE

A empresa contábil deve ter um sistema contábil, fiscal e de folha no qual confie plenamente, ferramentas secundárias não devem motivar a troca de sistema, pois podem ser integradas e incorporadas; portanto ao ver uma demonstração conheça profundamente as ferramentas que necessita e depois invista seu tempo conhecendo as ferramentas secundárias.

10.SISTEMAS GENÉRICOS OU ESPECIALISTAS

A especialização é um dos principais itens para a escolha do novo software. Há 10 anos não tínhamos muitas opções no mercado, então os empresários eram obrigados a usar sistemas que nada tinham haver com seu ramo de atividade tendo que se adaptar as ferramentas. Hoje a realidade é bem diferente, os sistemas especialistas estão ganhando o mercado e os sistemas genéricos terão muitas dificuldades para manter a sua clientela.

Dificilmente um sistema genérico vai ser melhor que um sistema especialista, por isso também não acredito na fabula das empresas que desenvolvem sistemas contábeis oferecerem soluções de gestão empresarial para os clientes das empresas de contabilidade. A falsa vantagem da integração cai por terra em função da falta de especialização. Jamais um sistema de gestão empresarial vai ser bom para tantos mercados diferenciados como são os seus clientes: farmácias, escolas, mecânicas, lojas, condomínios, mercados, clinicas médicas, transportes, confecções, veterinárias, tinturarias, imobiliárias, postos de gasolina, serviços, enfim.

Verifique se o sistema que você vai escolher oferece integração com os sistemas de gestão utilizados pelos seus clientes, afinal é disso que você precisa, do contrário, se tornará um vendedor para seu fornecedor de software. Só complementando, com a implantação da nota fiscal eletrônica e sped fiscal as integrações ficaram mais fáceis, padronizadas em todo País, e desta forma podemos integrar com qualquer sistema de gestão, isso é fato e já acontece.

Vale lembrar que você não deve ter preconceito, dando oportunidade para todas as empresas, só assim fará uma escolha estudada, baseada no conhecimento, na comparação e na solução das suas necessidades. Com certeza existem mais itens que devem ser observados, mas estes são os que considero fundamentais.

Conteúdo disponível em : <http://www.joseadriano.com.br/main/authorization/signUp?target=http%3A%2F%2Fwww.joseadriano.com.br%2Fprofiles%2Fblogs%2F10-mandamentos-para->

Diante do exposto fica claro que a escolha de um sistema contábil requer tempo para pesquisa, levantamento e planejamento das necessidades da empresa. Em resumo: deve haver cautela. Acima de tudo também é necessário um treinamento de pessoal que irá manusear o sistema, a fim de tornar os resultados da entidade mais efetivos.

Questões sobre a qualidade das informações contábeis

Boa noite pessoal!!

Segue abaixo aspectos relevantes sobre as características de qualidade das informações contábeis, citações de especialistas sobre o assunto e nossos comentários sobre cada um.

01. Aspectos referentes à natureza, ao valor e às características de qualidade das informações contábeis.

As informações contábeis possuem natureza econômica, física e de produtividade. Segundo a Estrutura Conceitual Básica da Contabilidade, Informação de natureza econômica  é a mensuração dos fluxos de receitas e despesas e o patrimônio. Informação de natureza física é a mensuração  das quantidades geradas de produtos ou serviços, número de depositantes em estabelecimentos bancários, e outras que possam permitir melhor inferência da evolução do empreendimento por parte do usuário e a Informação de natureza de produtividade compreende a utilização mista de conceitos de natureza econômica e física. Exemplo: receita bruta per capita, depósitos por clientes etc.

O valor da informações contábeis pode ser preditivo, ou seja, utilizado para predizer futuros resultados  e o valor confirmatório, que é uma avaliação prévia do resultado, sendo que a presença de um valor complementa o outro.

As características de qualidade das informações contábeis são: a relevância, a materialidade, a representação fidedigna, a comparabilidade, a verificabilidade, a tempestividade e a compreensibilidade.

A informação contábil deve ser relevante ao ponto de influenciar nas decisões dos usuários.

Uma informação é material quando sua omissão ou divulgação distorcida possa comprometer ou influenciar com certa magnitude a tomada de decisão.

A representação fidedigna em um relatório contábil é aquela completa (sem omissões), neutra e livre de erros ao máximo, ou seja, que representa fielmente os fatos ocorridos na administração econômica da entidade.

A informação contábil deve ser comparável, verificável, tempestiva e compreensível ao ponto de permitir que se façam comparações de relatórios de exercícios anteriores com o atual para diagnosticar a projeção do empreendimento, deve assegurar os usuários de que  a informação representa fielmente o fenômeno econômico que se propõe apresentar, deve ser apresentada em tempo hábil para a tomada de decisão e com a máxima clareza, permitindo a compreensão correta do cenário em que a entidade se situa.

Assista o vídeo abaixo sobre a introdução das tecnologias e seu impacto sobre a contabilidade, segundo uma Docente da Disciplina de Sistemas de Informações do Curso de Ciências Contábeis.

Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=lmEOaiAwyTQ>

    02. Argumentando:

a) De acordo com Iudícibus (2004, p. 32), “o objetivo principal da Contabilidade é fornecer informação econômica, física, de produtividade e social relevante para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança”.

Essa afirmação quer dizer que a Contabilidade através dos seus principais relatórios possui a finalidade de apresentar de maneira ordenada os atos e fatos da administração econômica, com o objetivo de proporcionar a análise de desempenho da entidade e auxiliar na tomada de decisão.

b) Em conformidade com o Conselho Federal de Contabilidade (1995), compreensibilidade “concerne à clareza e objetividade com que a informação contábil é divulgada, abrangendo desde elementos de natureza formal, como a organização espacial e recursos gráficos empregados, até a redação e técnica de exposição utilizadas”.

Acredita-se que a informação contábil é compreensível quando é apresentada de forma ordenada e clara ao ponto de possibilitar a correta assimilação por parte do usuário final do fenômeno econômico que se deseja demonstrar através do relatório.

Exemplo de demonstrativo contábil: Balanço Patrimonial 

Apresenta algumas contas de ativo, passivo e patrimônio líquido e suas variações de um exercício financeiro para o outro.

Disponível em: <profmariojorge.com.br>

c) Os sistemas de informações contábeis “são um tipo especial de sistema de informações que fornece informações sobre processos e eventos de negócio que afetam a organização” conforme Moscove, Simkim e Bagranoff (2002, p. 22).

De acordo com a citação, os sistemas de informações contábeis são utilizados principalmente para fins de produção de relatórios que reflitam os eventos ocorridos na entidade e permita o gerenciamento da empresa a fim de satisfazer as necessidades de informações por parte dos usuários, o que impacta na lucratividade, liquidez e competitividade da empresa.

É com fatos já ocorridos que se pode tirar  experiências para aprimoramentos futuros, além disso com os registros se mede a evolução da entidade, por isso a necessidade de ter essas informações arquivadas.  

d) Para Padoveze (1997, p. 41), considera-se “um sistema de informação contábil integrado quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil estejam abrangidas por um único sistema de informação contábil”.

Sistema de informação contábil integrado é o que interliga  os dados dos diversos departamentos (financeiro, pessoal, vendas, marketing, por exemplo), e transforma em uma informação única que contemple todos as variáveis que compreendem o cenário da empresa.

Esse sistema integrado proporciona aos usuários mais facilidade, rapidez  e precisão para absorver o que está registrado.

e) Terra (2000, p. 163) explica isso ao dizer que “os sistemas contábeis em vigor refletem em grande medida, o passado, enquanto que a aquisição e a geração de ativos intangíveis e baseados no conhecimento estão voltadas para o futuro”.

Os sistemas contábeis refletem o passado porque se baseia nos fatos ocorridos  para efetuar os registros e gerar os relatórios. Os ativos intangíveis estão voltados para o futuro porque possuem uma projeção de valorização futura no mercado e essa valorização ainda não ocorreu, como os dados em que os sistemas registram.

f) Ao se tratar de evolução e adaptação, é possível notar que as diversas áreas de especialização da Contabilidade contribuem para o aprimoramento das informações para que estas possam ser realmente úteis aos processos decisoriais de seus usuários. Dentre essas áreas, podem ser citadas a Análise de Balanços, a Auditoria, a Contabilidade de Custos e a Controladoria.

Essa evolução e adaptação se faz necessária porque as necessidades também vão se modificando com o tempo, a partir do momento que algum problema não é resolvido ou algum dado não é fornecido de maneira satisfatória aos usuários surge a necessidade de se criar algo mais especifico já que a contabilidade não deve ser algo abstrato ou aproximado e sim exato.

A análise de balanços executa um estudo dos relatórios contábeis e estabelece um parecer que apresenta indicadores de desempenho com a real situação patrimonial da entidade.

A auditoria realiza uma espécie de inspeção dos registros, relatórios, inventários e os confronta com a realidade física da entidade para verificar se conferem e estão dentro do parâmetros exigidos.

A contabilidade de custos coleta os dados operacionais da entidade para o melhor planejamento e alocação dos recursos e consequente  maior produtividade e lucratividade.

E a controladoria, em resumo, realiza o controle e planejamento das movimentações financeiras da entidade.

Concluindo, estas especialidades se interligam e proporcionam  o acesso a informações mais detalhadas e decisões mais acertadas por parte dos gestores.

Ilustração de interligação de sistemas. Disponível em: <open.srv.br>

Referências:

<http://www.aedb.br/seget/artigos05/368_SIC%20e%20satisfacao%20dos%20usuarios%20-%20SEGET.pdf>

<http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/qualidade-informacoes-contabeis.htm>

<http://contabilidade.wikidot.com/economica>

<http://www.cvm.gov.br/asp/cvmwww/atos/exiato.asp?File=/deli/deli029.htm>

<http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/analisedemonstracoesfinanceiras.htm>

<http://www.portaldeauditoria.com.br/auditoria-interna/Funcao-da-auditoria-interna.asp>

<http://pt.wikipedia.org/wiki/Contabilidade_de_custos>

<http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/afinal-o-que-e-controladoria/45660/>

Todos com acesso em 12.07.2013

Sistemas e Informação: conceitos iniciais

Olá pessoal!

Como primeira postagem, colocamos os principais conceitos relacionados aos sistemas de informação para uma análise introdutória do tema  e para que nas postagens futuras entremos em mais detalhes de maneira que todos compreendam. Boa leitura!

O que são sistemas de informação?

Para Oliveira(1990), “Sistema é um conjunto de partes inter agentes e interdependentes que, conjuntamente formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”.

Segundo as nossas percepções sobre o tema, sistema é um agrupamento de subsistemas que, em conjunto realizam a transformação de dados brutos para a geração de informações úteis, relevantes e que gere conhecimento que proporcione vantagens competitivas para quem a obtiver.

Disponível em:<rotadaatualidade.blogspot.comsistemas-operacionais.jpg>

Segundo Padoveze (2004), “Informação é o dado processado de forma a ser entendido pelo seu receptor, e a transferência de informação é a comunicação”.

Em outras palavras, informação é o resultado da inserção de dados no sistema, que por sua vez são processados e realizada a difusão de relatórios para os usuários ou o seu armazenamento a fim de principalmente refletir na tomada de decisões no contexto empresarial.

E qual o histórico dessa informatização?

O Século XX é considerado aquele do advento da Era da Informação. A partir de então, a informação começou a fluir com velocidade maior que a dos corpos físicos. Desde a invenção do telégrafo elétrico em 1837, passando pelos meios de comunicação de massa (televisão e rádio), e até mais recentemente, o surgimento da grande rede de comunicação de dados que é a Internet, o ser humano tem de conviver e lidar com um crescimento exponencial do volume de dados disponíveis.
O domínio da informação disponível é uma fonte de poder, uma vez que permite analisar fatores do passado, compreender o presente, e principalmente, antever o futuro.
Os sistemas de informação surgiram antes mesmo da informática.

Antes da popularização dos computadores, os sistemas de informação nas organizações se baseavam basicamente em técnicas de arquivamento e recuperação de informações de grandes arquivos. Geralmente existia a figura do "arquivador", que era a pessoa responsável em organizar os dados, registrá-los, catalogá-los e recuperá-los quando necessário.
Esse método, apesar de simples, exigia um grande esforço para manter os dados atualizados bem como para recuperá-los. As informações em papéis também não possibilitavam a facilidade de cruzamento e análise dos dados.

Disponível em:<eufacoprogramas.com.jpg>

Com isso, podemos concluir que a pré-história dos Sistemas de Informação foi marcada pela simplicidade dos dados, informações, métodos e técnicas, assim como pela limitação do sistema e pela sua ineficiência.

Dados, informação, conhecimento?

Segue abaixo um quadro-resumo com itens indispensáveis para a compreensão introdutória do tema.

Disponível em:<http://lisianegc.files.wordpress.com/2011/04/dado-informacao-e-conhecimento.jpg>

Quais os tipos de sistemas?

Os sistemas podem ser classificados em abertos ou fechados. Sistemas abertos quando existe a interação entre o sistema e o ambiente onde está inserido. Ex: todas as empresas são consideradas sistemas abertos pelo fato de permitir a entrada de matéria-prima, o seu processamento e a saída, que é a comercialização dos produtos ou serviços. Já os sistemas fechados não possuem nenhuma interação ambiental externa ficando restrito ao ambiente corporativo, por exemplo.

De que forma podem ser classificados os sistemas voltados à contabilidade?

Os sistemas direcionados à contabilidade podem ser classificados de acordo com o que segue abaixo:

Sistemas transacionais ou contábeis: Responsáveis pelo processamento dos dados volumosos da rotina da entidade.

Sistemas de informações gerenciais: Responsáveis pelo fornecimento de informações periódicas para o processo de tomadas de decisões.

Sistemas de apoio às decisões: Responsáveis pela assimilação das experiências dos tomadores de decisões para a resolução de conflitos semelhantes no futuro.


Diante do apresentado, esperamos que todos tenham assimilado com tranquilidade o que foi exposto, e  fica o convite para a leitura dos próximos posts.
Até a próxima!


Referências

<http://www.unioeste.br/campi/cascavel/ccsa/VISeminario/Artigos%20apresentados%20em%20Comunica%C3%A7%C3%B5es/ART%205%20-%20A%20Import%C3%A2ncia%20do%20Sistema%20de%20Informa%C3%A7%C3%A3o%20Cont%C3%A1bil%20como%20Fonte%20de%20Informa%C3%A7%C3%B5es%20para%20Tomada%20de%20.pdf> Acesso em 22.06.2013

<http://www.classecontabil.com.br/artigos/ver/1377> Acesso em 29.06.2013

<http://www.portogente.com.br/portopedia/Sistemas_de_Informacao_(SI)/>
Acesso em 30.06.2013